Funktionen
Teams gehört zum Funktionsumfang von Office 365, welches wir in der Business-Variante nutzen.
Teams dient dabei als zentrale Stelle für die Kommunikation und Austausch von Daten. Die gemeinsame Bearbeitung von Excel- oder Worddateien kann über Teams ebenfalls einfach organisiert werden.
Team Kunde
Falls nicht anders von Ihnen gewünscht, richten wir nach der ersten Auftragserteilung ein Team für Sie ein, über das wir mit Ihnen bevorzugt kommunizieren und Daten austauschen. Mitglieder des Teams sind nur Mitarbeiter/innen von secondSITE und Personen, die Sie für die Teilnahme freigegeben haben - das können Ihre Mitarbeier/innen sein, aber auch freie Mitarbeiter, Steuerberater u.a.
Kanäle
Ein Team wird in verschiedene Kanäle untergliedert. Neben dem Kanal Allgemein finden Sie stets den Kanal Rechnungen und Verträge, und einen weiteren Kanal für jedes Ihrer Projekte.
Bereitstellung von Dateien
Sie können uns Ihre Dateien über Teams .direkt per Drag & Drop hochladen, der Versand über E-Mail kann daher komplett entfallen.
Dashboards (Power BI)
In Ihren Teamskanal können wir auch Power BI integrieren. Damit erhalten Sie Ihre Controllinginformationen in Form eines modernen Dashboards, das es Ihnen erleichtert, die wesentlichen Informationen zu erkennen und damit zu arbeiten..
Chat
Teams beinhaltet auch eine Chatfunktion wie WhatsApp oder andere Messenegrdienste. Statt über E-Mail können Sie also auch ganz privat mit uns über Teams kommunizieren - und das immer in dem Kanal/Projekt, um das es gerade geht..
Webmeeting
Virtuelle Besprechungen können wir über Teams abhalten. Die Besprechungen werden in den jeweiligen Kanalen/Projekten registriert..
Projektmanagement
In Teams können wir mit Ihnen gemeinsam auch die Projektsteuerung organisieren, so dass Sie und wir stets den Überblick behalten, welche Aufgaben von wem noch bis wann zu erledigen sind.
DSGVO-konform?
Die vollständge DSGVO-Konformität von Teams und Microsoft Offic 365 ist nicht unumstritten. Dabei hängt die Stärke des Datenschutzes in hohem Maße von den Einstellungen ab.
Damit Sie als Unternehmer/in eine bewusste Entscheidung für oder gegen die Nutzung treffen können, haben wir Ihnen im Folgenden einige Informationen zu dem Thema zusammengestellt.
Für die Erstellung einer Datenschutzfolgenabschätzung empfehlen wir Ihnen, den DEKRA-zertifizierten Datenschutzbeauftragten von INTAGUS.
Aussagen von Mircosoft zur DSGVO-Konformität
Es bestehen Unterschiede zwischen den verschiedenen Versionen von Teams. Die kostenlose Variante, erscheint problematischer als die im Microsoft 365 Business (oder höher) enthaltene Varianten.
Office 365 / Microsoft 365 datenschutzkonform konfigurieren und nutzen
Bei der Einrichtung von Microsoft 365 existieren einige datenschutzrechtliche Fallstricke, welche im schlimmsten Fall zu einem Bußgeldrisiko führen. Diese Risiken lassen sich durch die richtigen Einstellungen zum großen Teil umgehen.
Im Kern geht es darum, die Übermittlung von Daten an Microsoft weitestgehend zu unterbinden. Allerdings sind dann auch nicht alle Funktionen von Microsoft 365 nutzbar. Der folgende Überblick zeigt Ihnen die erforderlichen Datenschutzeinstellungen im Vergleich mit den jeweils auftretenden Einschränkungen für die Usability bzw. Einsatzgebiete im Unternehmen.
In dem Beitrag finden Sie eine Anleitung, welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, um den Regelungen der DSGVO nachzukommen.
Datenverarbeitungen bei der Nutzung von Office 365
Bei der Datenverarbeitung bei Office 365 / Microsoft 365 wird unterschieden in
- Funktionsdaten
Funktionsdaten werden unverzüglich nach der Bereitstellung des Service gelöscht. - Inhaltsdaten
Diese Daten verarbeitet Microsoft nur für die Bereitstellung des Dienstes Office 365. Eine Verwendung zu anderen Zwecken ist in den OTS unter „Verarbeitung von Kundendaten“ ausgeschlossen. - Diagnosedaten
Diese Informationen werden an die Server von Microsoft gesendet. Dabei ist eine Übermittlung der Daten in die USA nicht auszuschließen. Microsoft hat angegeben diese Informationen für folgende Zwecke zu verwenden: (1) Bereitstellen und Verbessern des Dienstes, (2) Aktualisierung des Dienstes und (3) dessen Sicherheit.
Weiterhin bestätigte Microsoft die Daten NICHT für Profiling, Datenanalyse, Marktforschung oder Werbung. Seit der Office ProPlus Version 1904 gibt es die Möglichkeit die Übermittlung von Diagnosedaten auf folgende Stufen einzustellen: (1) Optimal, (2) Erforderlich, (3) Keine.
Dabei werden jedoch auch bei der Einstellung „(3) Keine“ Diagnosedaten für essentielle Dienste übermittelt, wie etwa die Authentifizierung oder Lizenzprüfungen. Außerdem werden die notwendigen Daten für die Nutzung der Connected Experiences übermittelt.